POLITYKA PRYWATNOŚCI SERWISU DEKODERVIN.COM

Obowiązuje od 20 sierpnia 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz ochrony prywatności osób korzystających z serwisu internetowego https://dekodervin.com/, zwanego dalej „Serwisem”.
2. Polityka obejmuje w szczególności informacje dotyczące:
   1. administratora danych osobowych;
   2. rodzajów przetwarzanych danych;
   3. celów oraz podstaw prawnych przetwarzania;
   4. realizacji zamówień i dostarczania raportów VIN;
   5. obsługi płatności za pośrednictwem Stripe;
   6. wystawiania faktur i korzystania z KSeF;
   7. obsługi korespondencji, reklamacji oraz ręcznej weryfikacji;
   8. odbiorców danych;
   9. okresów przechowywania danych;
   10. praw osób, których dane dotyczą;
   11. plików cookies i podobnych technologii.
3. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

§ 2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:
   Wiselane Piotr Sokoliński
   ul. Wojska Polskiego 58/47
   41-300 Dąbrowa Górnicza
   NIP: 6292493959
   REGON: 383500674
   e-mail: info@dekodervin.com
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu: info@dekodervin.com.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

§ 3. Jakie dane są przetwarzane

1. W zależności od sposobu korzystania z Serwisu Administrator może przetwarzać w szczególności:
   1. adres poczty elektronicznej;
   2. Numer VIN pojazdu;
   3. informacje dotyczące złożonego Zamówienia;
   4. informacje o zakupionym Raporcie i dodatkowej Historii serwisowej;
   5. informacje dotyczące statusu Płatności;
   6. identyfikatory Zamówienia lub transakcji;
   7. dane niezbędne do wystawienia faktury;
   8. imię i nazwisko, jeżeli zostanie podane;
   9. nazwę firmy;
   10. NIP;
   11. adres podany do faktury;
   12. dane zawarte w korespondencji z Administratorem;
   13. adres IP;
   14. podstawowe dane techniczne dotyczące urządzenia, przeglądarki i połączenia;
   15. dane techniczne związane z bezpieczeństwem i funkcjonowaniem Serwisu.
2. Administrator nie wymaga podawania danych osobowych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.
3. Podanie danych wymaganych do złożenia i realizacji Zamówienia jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwia zawarcie lub wykonanie umowy.

§ 4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

§ 5. Realizacja Zamówień i Numer VIN

1. Dane podane przez Klienta wykorzystywane są w zakresie niezbędnym do:
   1. przyjęcia Zamówienia;
   2. przetworzenia Numeru VIN;
   3. przygotowania Raportu wyposażenia;
   4. przygotowania Historii serwisowej, jeżeli została zamówiona;
   5. udostępnienia Raportu do pobrania;
   6. wysłania Raportu na adres e-mail Klienta;
   7. Ręcznej weryfikacji, jeżeli okaże się konieczna;
   8. obsługi reklamacji lub problemów związanych z Zamówieniem.
2. Numer VIN jest wykorzystywany w celu wyszukania i pozyskania informacji dotyczących pojazdu niezbędnych do przygotowania zamówionego Raportu.
3. W celu przygotowania Raportu Numer VIN może być przekazywany systemom, bazom lub dostawcom danych wykorzystywanym przez Administratora do realizacji Zamówienia.
4. Co do zasady przekazanie Numeru VIN dostawcy danych nie wymaga przekazywania mu adresu e-mail Klienta ani danych do faktury, chyba że jest to niezbędne z uwagi na sposób działania konkretnej usługi.

§ 6. Płatności za pośrednictwem Stripe

1. Płatności za Zamówienia realizowane są za pośrednictwem systemu Stripe.
2. W związku z realizacją Płatności Stripe może przetwarzać informacje niezbędne do obsługi transakcji, w szczególności:
   1. dane dotyczące metody Płatności;
   2. kwotę i walutę transakcji;
   3. identyfikator transakcji lub Zamówienia;
   4. dane identyfikacyjne lub kontaktowe, jeżeli są wymagane dla danej metody Płatności;
   5. adres IP;
   6. dane urządzenia i przeglądarki;
   7. informacje wykorzystywane w celu bezpieczeństwa i przeciwdziałania oszustwom.
3. Administrator nie przechowuje pełnych numerów kart płatniczych ani kodów zabezpieczających kart.
4. Dane niezbędne do dokonania Płatności kartą przetwarzane są przy wykorzystaniu infrastruktury Stripe.
5. Stripe może – w zależności od rodzaju wykonywanej operacji – działać jako podmiot przetwarzający dane na rzecz Administratora albo jako odrębny administrator danych.
6. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Stripe dostępne są w polityce prywatności oraz dokumentacji Stripe.

§ 7. Faktury i KSeF

1. Jeżeli Klient wybierze podczas składania Zamówienia opcję otrzymania faktury, Administrator przetwarza dane wymagane do jej prawidłowego wystawienia.
2. Dane te mogą obejmować w szczególności:
   1. imię i nazwisko;
   2. nazwę przedsiębiorcy;
   3. NIP;
   4. adres;
   5. inne dane wymagane przepisami dotyczącymi faktur.
3. Dane z faktury są przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych, księgowych i dokumentacyjnych Administratora.
4. W zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów lub w przypadkach, gdy korzystanie z KSeF jest prawnie dopuszczalne, faktura może zostać przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
5. Dane znajdujące się na fakturze mogą tym samym zostać przekazane do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez organy administracji skarbowej.
6. W przypadku faktur wystawianych konsumentom (B2C) korzystanie z KSeF odbywa się zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami dotyczącymi takich faktur.

§ 8. Kontakt, Ręczna weryfikacja i reklamacje

1. Jeżeli Użytkownik kontaktuje się z Administratorem, Administrator przetwarza dane zawarte w przesłanej wiadomości w zakresie niezbędnym do obsługi danej sprawy.
2. Dane te mogą obejmować w szczególności:
   1. adres e-mail;
   2. Numer VIN;
   3. informacje dotyczące Zamówienia;
   4. treść wiadomości;
   5. przekazane załączniki.
3. Jeżeli system wykryje błąd, niezgodność lub nietypową strukturę Numeru VIN, Administrator może wykorzystać podany adres e-mail w celu przeprowadzenia Ręcznej weryfikacji.
4. Dane przekazane w reklamacji są wykorzystywane w celu jej rozpatrzenia oraz prowadzenia związanej z nią korespondencji.

§ 9. WordPress, WooCommerce i infrastruktura techniczna

1. Serwis działa w oparciu o rozwiązania informatyczne, w tym WordPress oraz WooCommerce.
2. System może przetwarzać informacje techniczne niezbędne do:
   1. prawidłowego działania Serwisu;
   2. obsługi procesu składania Zamówienia;
   3. obsługi koszyka lub formularzy;
   4. zapewnienia bezpieczeństwa;
   5. diagnozowania błędów;
   6. zapobiegania nadużyciom.
3. Administrator może korzystać z usług zewnętrznych podmiotów świadczących usługi hostingowe, serwerowe, pocztowe, informatyczne, techniczne, bezpieczeństwa oraz tworzenia kopii zapasowych.

§ 10. Google Search Console

1. Administrator może korzystać z usługi Google Search Console w celu monitorowania widoczności Serwisu w wyszukiwarce Google, wykrywania problemów technicznych oraz analizy sposobu indeksowania strony.
2. Samo korzystanie przez Administratora z Google Search Console nie oznacza instalowania w Serwisie narzędzia Google Analytics ani automatycznego śledzenia zachowania Użytkownika w Serwisie za pomocą Google Analytics.
3. Administrator otrzymuje za pośrednictwem Search Console przede wszystkim informacje dotyczące widoczności Serwisu w wynikach wyszukiwania oraz jego stanu technicznego.

§ 11. Odbiorcy danych

1. Dane mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji określonych czynności.
2. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
   1. Stripe – w związku z obsługą Płatności;
   2. dostawca hostingu i infrastruktury serwerowej;
   3. dostawca poczty elektronicznej;
   4. dostawcy usług informatycznych oraz oprogramowania;
   5. dostawcy usług związanych z obsługą WordPress i WooCommerce;
   6. dostawcy systemów fakturowania i księgowości;
   7. organy administracji skarbowej i KSeF – w zakresie wynikającym z przepisów;
   8. dostawcy danych wykorzystywanych do przygotowywania Raportów;
   9. podmioty świadczące pomoc prawną, księgową lub podatkową – jeżeli jest to konieczne;
   10. organy publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
3. Dostawcy działający na rzecz Administratora mogą przetwarzać dane na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych, chyba że w określonym zakresie występują jako niezależni administratorzy danych.

§ 12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Niektórzy dostawcy technologii mogą należeć do międzynarodowych grup kapitałowych lub korzystać z infrastruktury znajdującej się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Jeżeli dochodzi do przekazywania danych do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, odbywa się to przy wykorzystaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, w szczególności:
   1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
   2. standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej;
   3. innego mechanizmu prawnego przewidzianego przez obowiązujące przepisy.

§ 13. Jak długo przechowywane są dane

1. Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub uzasadniony możliwością dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
2. W szczególności:
   1. dane związane z Zamówieniem mogą być przechowywane przez okres wykonywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia związanych z nią roszczeń;
   2. dane znajdujące się w dokumentach księgowych i podatkowych są przechowywane przez okres wymagany obowiązującymi przepisami;
   3. dane związane z reklamacją są przechowywane co najmniej przez okres jej obsługi oraz przez okres, w którym mogą powstać związane z nią roszczenia;
   4. korespondencja jest przechowywana przez okres niezbędny do załatwienia sprawy oraz przez okres uzasadniony możliwością dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
   5. logi techniczne i informacje związane z bezpieczeństwem mogą być przechowywane przez okres uzasadniony potrzebą ochrony Serwisu i jego Użytkowników.

§ 14. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Osobie, której dane dotyczą, w zależności od podstawy oraz celu przetwarzania, może przysługiwać:
   1. prawo dostępu do danych;
   2. prawo otrzymania kopii danych;
   3. prawo sprostowania danych;
   4. prawo usunięcia danych;
   5. prawo ograniczenia przetwarzania;
   6. prawo przenoszenia danych;
   7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
   8. prawo cofnięcia zgody, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
2. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
3. Nie wszystkie wskazane prawa przysługują w każdej sytuacji. Zakres uprawnień zależy od podstawy prawnej i celu konkretnego przetwarzania.
4. W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem: info@dekodervin.com.

§ 15. Prawo wniesienia skargi

1. Osobie, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
2. Organem nadzorczym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
3. Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie wyklucza wcześniejszego skontaktowania się z Administratorem w celu wyjaśnienia sprawy.

§ 16. Automatyczna realizacja Zamówień

1. Niektóre czynności związane z realizacją Zamówienia wykonywane są automatycznie, w szczególności:
   1. weryfikacja techniczna Numeru VIN;
   2. przetwarzanie Zamówienia;
   3. generowanie Raportu;
   4. udostępnianie Raportu do pobrania;
   5. wysłanie Raportu na adres e-mail;
   6. odbieranie informacji o statusie Płatności.
2. Automatyzacja powyższych procesów służy realizacji zawartej z Klientem umowy.
3. Jeżeli system wykryje błąd, niezgodność albo nietypową strukturę Numeru VIN, Zamówienie może zostać przekazane do Ręcznej weryfikacji.
4. Administrator nie wykorzystuje opisanej automatyzacji w celu profilowania Użytkowników na potrzeby marketingowe.

§ 17. Pliki cookies i podobne technologie

1. Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Administrator nie wykorzystuje Google Analytics, Meta Pixel ani innych zadeklarowanych narzędzi służących do marketingowego śledzenia zachowania Użytkowników w Serwisie.
2. Administrator korzysta z Google Search Console, jednak usługa ta nie jest odpowiednikiem Google Analytics i nie wymaga sama w sobie instalowania na stronie plików cookies służących do analizy zachowania Użytkowników.
3. Serwis może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie niezbędne technicznie do prawidłowego działania określonych funkcjonalności, w szczególności:
   1. obsługi sesji;
   2. realizacji procesu Zamówienia;
   3. obsługi koszyka lub formularza zakupowego;
   4. obsługi Płatności;
   5. zapewnienia bezpieczeństwa;
   6. ochrony przed nadużyciami;
   7. zapamiętania ustawień technicznych.
4. Zakres technicznych plików cookies może zależeć od etapu korzystania z Serwisu, w tym od przejścia do formularza Zamówienia lub modułu Płatności.
5. Jeżeli w przyszłości Administrator wprowadzi narzędzia analityczne, reklamowe lub marketingowe wymagające zgody Użytkownika, niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana, a takie narzędzia będą uruchamiane zgodnie z obowiązującymi przepisami.
6. Użytkownik może zarządzać obsługą plików cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.
7. Całkowite zablokowanie technicznych plików cookies może spowodować, że niektóre funkcje Serwisu, w tym proces składania Zamówienia lub Płatności, nie będą działać prawidłowo.

§ 18. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.
2. Połączenie z Serwisem jest zabezpieczone przy użyciu szyfrowanego protokołu HTTPS.
3. Dostęp do danych ograniczany jest do osób i podmiotów, które potrzebują go w związku z wykonywaniem swoich zadań.

§ 19. Linki do stron zewnętrznych

1. Serwis może zawierać linki do stron internetowych oraz usług prowadzonych przez inne podmioty.
2. Po opuszczeniu Serwisu zasady przetwarzania danych mogą być określane przez administratora danej zewnętrznej strony lub usługi.
3. Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności właściwego podmiotu przed przekazaniem mu danych.

§ 20. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka prywatności może zostać zaktualizowana w szczególności w przypadku:
   1. zmiany przepisów prawa;
   2. zmiany sposobu funkcjonowania Serwisu;
   3. uruchomienia nowych funkcjonalności;
   4. zmiany dostawców usług;
   5. zmiany sposobu przetwarzania danych;
   6. wprowadzenia nowych narzędzi analitycznych, marketingowych lub innych technologii.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest udostępniana w Serwisie.
3. Polityka prywatności obowiązuje od dnia 20 sierpnia 2026 r.